Graças à tecnologia, hoje os documentos são guardados, por um longo período e de forma bastante sintetizada, mas nem sempre foi assim, por anos e anos, centenas de milhares de documentos, alguns simples, mas outros extremamente sigilosos foram sendo acumulados e armazenados, ocupando espaços gigantes.
E agora o que fazer com as enormes pilhas que lotam as empresas, escritórios e até mesmo na sua residência? Primeiro é importante que se faça uma triagem, separando o que de fato poderá ser definitivamente eliminado, pois a atenção é relevante quando falamos de destruição de documentos sigilosos.
Sim este é um serviço muito importante e somente poderá ser prestado por quem tem habilidade e autonomia para destruir documentos sigilosos e importantes, e é sobre isso é que vamos falar no artigo de hoje, para que você também possa eliminar com segurança o que de fato não tem mais importância.
Que tipo de documento sigiloso poderá ser destruído e de quais órgãos
Em qualquer empresa, órgão governamental, escritórios, hospitais, Fóruns, existe um grande volume de documentos considerados confidenciais e que não podem ser descartados no lixo comum.
Os mais diversos documentos como:
- Arquivo morto;
- Laudos;
- Relatórios;
- Documentos de controle;
E também de qualquer forma, não apenas papel, mas também fitas de vídeo, CDs, aparelhos com Memória interna, HDS, enfim qualquer meio que tenha armazenado informações confidenciais da organização.
É importante lembrar que para estar ciente sobre o momento adequado de eliminar o documento, devemos seguir a Tabela de Temporalidade, justamente para evitar que documentos sigilosos sejam destruídos precocemente.
A importância da destruição dos documentos sigilosos por empresas especializadas
Absolutamente importante, pois o prejuízo poderá ser enorme, caso informações, que apesar de não serem mais necessárias para o momento atual, forem acessadas indevidamente por pessoas sem a permissão.
Além disso, otimizar espaços é desafio constante para qualquer organização.
Quais as maneiras que documentos sigilosos são destruídos
Você acha que é simplesmente triturar os documentos e pronto? Pois saiba que não, todo o processo é feito de forma sistematizada e com provas de que tudo o que foi separado para destruição, de fato, tenha sido eliminado, e com garantias de:
- Será impossível recuperar as informações;
- Não houve vazamento de dados.
Inclusive a norma européia DIN66399, foi instituída para dar garantias de proteção às empresas que enviam esses documentos para destruição, caso:
- Forem usados ilegitimamente;
- Ou se houver quebra de confidencialidade.
Se necessário, o cliente poderá participar observando todo o processo, desde a coleta, transporte e fragmentação. E após o evento, é elaborado um laudo, contendo todas as informações necessárias para que o cliente se sinta tranqüilo e satisfeito.
Para maior garantia no processo, ele acontece totalmente automatizado, por guilhotinas, processadores e mesmo a incineração quando necessário.
Qual o destino dos documentos sigilosos destruídos
Quase todos os documentos destruídos, após a fragmentação, são organizados de forma compacta e assim enviados para as usinas de reciclagem, que devem estar legalizadas e licenciadas pelos órgãos competentes de Proteção Ambiental do Estado.
Se você ficou com dúvida ou deseja mais informações sobre a destruição de documentos sigilos, acesse este link.
